Store Room: Apprendre par la pratique
Andreas Stadler
Head of Operations
Autriche
Présentation de l'entreprise
En 2019, Store Room a ouvert sa première installation dans le sud de la Vienne. En tant qu’entreprise de self-stockage axée sur la technologie, elle peut offrir à ses clients un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à leurs unités par le biais de leur propre téléphone. Sur le site web de Store Room, ils peuvent également prendre des locations en ligne et fournir aux clients leur propre login pour gérer les changements de paiement et de facturation.
Store Room exploite désormais trois sites à Vienne, avec des opérations et un support client centralisés dans un seul bureau. Nous nous sommes entretenus avec Andreas au sujet de son expérience quotidienne avec Kinnovis.
Comment Kinnovis a aidé Store Room
Tout d’abord, en tant que responsable de la mise à jour des performances pour l’équipe et nos parties prenantes, les analyses et les rapports ont été d’une valeur inestimable. Pouvoir suivre et partager des chiffres de haut niveau sur les taux d’occupation, les revenus et les factures en cours en quelques clics me fait gagner des heures chaque semaine.
Non seulement les rapports me font gagner du temps, mais ils m’ont également apporté des informations qui ont conduit à des changements stratégiques au sein de l’entreprise. Avant d’avoir ces données si facilement disponibles, toutes les augmentations de prix unitaires (à la fois sur notre site web et pour nos clients existants) changeaient au même rythme. Grâce aux rapports de Kinnovis, nous avons pu analyser quelles tailles d’unités seraient plus sensibles aux changements de prix et adapter nos tarifs en conséquence.
En plus des rapports, la possibilité d’obtenir des informations détaillées sur des clients spécifiques nous a également aidés à gérer nos activités au sein de Store Room. En vérifiant le statut des clients ayant des factures ouvertes ou en suspens et en examinant leur comportement dans le gestionnaire Kinnovis, nous avons pu identifier des tendances parmi nos retardataires et les prendre en compte dans nos communications, nos contrôles d’accès et notre suivi des paiements. L’intégration de Kinnovis avec notre système de facturation Stripe et notre système de contrôle d’accès a également permis d’automatiser une grande partie de ces processus. L’une de mes fonctions préférées est de pouvoir accorder ou refuser l’accès en quelques clics et de faire pression sur le client pour qu’il paie ce qu’il doit !
Pleins feux sur la carte des installations
Je suis vraiment impressionné par le plan des installations. Ce plan nous permet de réagir rapidement aux besoins individuels des clients et de fournir des solutions à distance. Nous avons pu créer la carte nous-mêmes et relier chaque unité à la base de données, de sorte que tous les membres de l’équipe savent ce qui se passe dans chacun de nos sites. Dès que j’ai montré la fonction à mes collègues, ils l’ont tout de suite comprise et je ne sais pas ce que nous ferions sans elle !
Récemment, nous avons reçu une cliente qui avait sérieusement sous-estimé l’espace dont elle avait besoin pour ses affaires. Elle a demandé un autre logement à proximité de celui qu’elle occupait déjà et nous avons pu lui en attribuer un immédiatement à quelques portes de là. Si cela s’était passé quelques semaines auparavant, alors que nous ne disposions pas du plan de l’établissement, nous aurions dû consulter des feuilles de calcul, imprimer des documents supplémentaires et trouver une copie de notre plan d’étage le plus récent pour résoudre ce simple problème d’unité supplémentaire pour elle.
Un client nous a également appelés l’autre jour. Il se trouvait à proximité de l’une de nos installations et souhaitait louer une unité, mais il avait des besoins supplémentaires en matière d’accessibilité en raison d’une condition physique. Pendant que nous étions au téléphone avec lui, nous avons pu prendre sa réservation et lui donner accès à la fois à l’établissement et à un logement au rez-de-chaussée (près de l’entrée) depuis le siège de notre entreprise. Sans le plan de l’établissement, nous aurions probablement dû envoyer un membre de l’équipe sur place pour les aider.
Apprendre par la pratique
Lorsque nous sommes passés à ce logiciel, nous avons reçu une excellente formation sur les fonctionnalités de base et le suivi a été exceptionnel jusqu’à présent, mais je préfère personnellement l’approche « apprendre en faisant » – être capable de trouver ce que je cherche et de découvrir les étapes que je dois suivre pour réaliser une action moi-même. Ce qui m’a vraiment frappé avec Kinnovis, c’est sa facilité d’utilisation, la structure et la navigation sont logiques et la terminologie utilisée dans le Manager est la même que celle que j’utilise en tant qu’exploitant de self-stockage. Il n’y a pas de jargon technique inutile ou de processus trop complexes.
Le logiciel a également été d’une grande aide pour former rapidement les nouveaux membres du personnel. Au lieu de passer des heures sur les processus et les éléments théoriques de l’entreprise, comme nous avions l’habitude de le faire, nous pouvons leur donner un accès de bas niveau à notre compte Kinnovis dès le premier jour et leur faire faire des essais par eux-mêmes. Ils peuvent avoir un aperçu complet du compte d’un client individuel et comprendre comment nous fonctionnons sur la base d’interactions et d’exemples réels.
Lorsque moi-même ou l’équipe avons eu besoin d’aide, nous avons consulté la liste quasi infinie des documents d’aide fournis ou utilisé le chat « juste à temps » pour parler directement à l’équipe de Kinnovis. Nous sommes très satisfaits du support client fourni.
« Je suis persuadé que tout nouveau membre de l’équipe peut l’assimiler avec très peu de formation.
Regarder vers l'avenir
Au fur et à mesure que Store Room se développe, notre infrastructure et nos besoins en tant qu’entreprise augmentent également. Nous devions donc nous assurer que le logiciel que nous utilisons peut non seulement nous aider aujourd’hui, mais qu’il sera également en mesure de nous aider à l’avenir. C’est pourquoi je suis très impressionné par la possibilité de demander des fonctionnalités directement depuis notre compte Kinnovis. Il est rare qu’un éditeur de logiciels vous donne la possibilité de fournir un retour direct sur des besoins spécifiques que vous avez et de voir ensuite votre proposition se transformer en une véritable fonctionnalité dans le logiciel. C’est vraiment génial !
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