HubSpot pour le self-stockage : segmenter les clients et suivre les renouvellements comme des opportunités
Transformez les données de réservation et de clients de votre logiciel de stockage en listes, opportunités et étapes du cycle de vie HubSpot que votre équipe de vente et de marketing pourra réellement exploiter.
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Si vous hésitez encore à ajouter un CRM, notre autre article plaide en sa faveur. Celui-ci part du principe que vous avez dépassé ce stade et que vous souhaitez des détails pratiques : quoi synchroniser, comment, et quoi construire une fois que c’est en place.
La plupart des logiciels de gestion de stockage gèrent déjà automatiquement le côté opérationnel : confirmations de réservation, rappels de paiement, avis de déménagement. Ce qu’ils ne peuvent généralement pas faire, c’est donner à votre équipe de vente et de marketing une vue partagée de qui est un client actif, qui est un prospect qui n’a jamais converti, ou qui approche de son renouvellement et a besoin d’un suivi humain, et pas seulement d’un suivi automatisé. C’est cette lacune qu’un CRM comme HubSpot comble, et cela ne fonctionne que si vos données clients l’atteignent réellement.
L’article sur les automatisations Zapier et l’article sur la segmentation Mailchimp couvrent des sujets connexes avec des outils différents. Celui-ci concerne spécifiquement HubSpot : contacts, propriétés, listes et opportunités.
Si vous n’avez pas encore lu Introduction aux API, commencez par là.
Ce que signifie « intégrer via une API » en pratique
De nombreuses plateformes de self-stockage ne prennent pas en charge les webhooks sortants, il n’y a donc pas de « push ». Tout ce qui transite de votre logiciel de stockage vers HubSpot s’exécute plutôt selon un calendrier, ce que l’on appelle l’interrogation (polling) : votre couche intermédiaire appelle un point de terminaison périodiquement, vérifie les nouveautés ou les modifications, et les transmet aux points de terminaison des contacts (et, le cas échéant, des opportunités) de HubSpot.
Un intervalle d’interrogation de cinq ou dix minutes est suffisant pour maintenir les contacts et les étapes des opportunités à jour. Ce n’est pas la bonne base pour tout ce qui doit se produire instantanément lorsqu’un événement survient, ce à quoi servent les communications déclenchées de votre propre PMS.
Comment vos données clients arrivent dans HubSpot
De nombreuses plateformes de self-stockage ne prennent pas en charge les webhooks sortants, il n’y a donc pas de « push ». Tout ce qui transite de votre logiciel de stockage vers HubSpot s’exécute plutôt selon un calendrier, ce que l’on appelle l’interrogation (polling) : votre couche intermédiaire appelle un point de terminaison périodiquement, vérifie les nouveautés ou les modifications, et les transmet aux points de terminaison des contacts (et, le cas échéant, des opportunités) de HubSpot.
Un intervalle d’interrogation de cinq ou dix minutes est suffisant pour maintenir les contacts et les étapes des opportunités à jour. Ce n’est pas la bonne base pour tout ce qui doit se produire instantanément lorsqu’un événement survient, ce à quoi servent les communications déclenchées de votre propre PMS.
Quelles données circulent réellement et à quoi elles servent
Comme pour toute synchronisation, créez des listes et des flux de travail basés sur les valeurs de statut exactes que votre logiciel de stockage renvoie, plutôt que de supposer des distinctions plus fines qu’il ne fournit réellement.
Configuration des propriétés personnalisées dans HubSpot
La synchronisation ne porte ses fruits que si HubSpot a un endroit où stocker les données, ce qui signifie qu’il faut créer des propriétés avant le premier lancement de la synchronisation.
- Allez dans Paramètres > Propriétés > Propriétés de contact (et Propriétés d’opportunité, si vous synchronisez les renouvellements comme des opportunités).
- Créez une propriété pour chaque attribut sur lequel vous souhaitez segmenter ou générer des rapports. Pour la plupart des opérateurs, il s’agit du statut de réservation, de l’installation ou de l’emplacement, du type d’unité et de la date d’entrée ou de sortie.
- Choisissez le bon type de champ. La liste déroulante fonctionne mieux pour les champs de statut, car elle maintient vos conditions de liste à un ensemble fixe de valeurs plutôt qu’à un texte libre qui peut varier.
- Votre couche intermédiaire mappe chaque champ source à sa propriété HubSpot lors de la création ou de la mise à jour d’un contact, de sorte que les propriétés se remplissent automatiquement à mesure que les enregistrements sont synchronisés, plutôt que d’être saisies manuellement.
- Une fois remplie, créez une liste active en utilisant les conditions de propriété : « Statut de réservation est expiré » et « Dernière modification il y a plus de 90 jours » pour une liste de reconquête, ou « Statut de réservation est actif » et « Installation est Vienne » pour une liste spécifique à un emplacement qu’un représentant régional peut exploiter.
- Si vous suivez les renouvellements comme des opportunités, configurez un pipeline avec des étapes qui correspondent à votre processus réel (par exemple : Renouvellement dû, Contacté, Confirmé, Perdu), et demandez à votre couche intermédiaire de créer une opportunité lorsqu’une réservation entre dans sa fenêtre de renouvellement.
Cas d’utilisation pratiques
Liste de reconquête pour le marketing. Segmentez sur le statut de réservation Expiré ou Annulé, plus une date de déménagement au cours des derniers mois, et transmettez cette liste à l’outil qui envoie la campagne réelle, les propres outils marketing de HubSpot si vous avez un plan qui les inclut, ou une plateforme distincte.
Pipeline de renouvellement pour les ventes ou le succès client. Une opportunité est créée automatiquement à l’approche de la date de renouvellement d’une réservation, donnant à une personne spécifique quelque chose à suivre personnellement, plutôt que de se fier uniquement à un rappel automatisé.
Rapports prospects vs clients. Utilisez l’étape du cycle de vie pour distinguer les demandes qui n’ont jamais converti des clients actifs, afin que les rapports de pipeline et les métriques marketing ne soient pas mélangés.
Attribution de liste par territoire ou installation. Segmentez les contacts par installation afin qu’un opérateur multi-sites puisse acheminer le suivi au bon représentant régional.
Aucun de ces cas ne nécessite que HubSpot écrive quoi que ce soit dans votre logiciel de stockage. La connexion reste unidirectionnelle, et c’est suffisant pour tous les cas d’utilisation ci-dessus.
Ce dont vous avez besoin pour configurer cela
Une clé API ou un jeton d’application privé de votre logiciel de stockage, avec une portée en lecture seule lorsque c’est une option.
Un compte HubSpot avec accès API. Les plans HubSpot sont échelonnés par nombre de sièges et ensemble de fonctionnalités, et les fonctionnalités incluses (propriétés personnalisées, envoi d’e-mails marketing, etc.) dépendent du plan. Consultez la page de tarification HubSpot pour savoir ce que votre plan couvre avant de supposer qu’un cas d’utilisation est inclus.
Une couche intermédiaire. Zapier ou Make couvrent la plupart des cas d’utilisation sans code personnalisé. Les opérateurs à volume plus élevé peuvent préférer un petit script planifié à la place, pour un meilleur contrôle de l’intervalle d’interrogation et de la gestion des erreurs.
Une décision d’intervalle d’interrogation, ressource par ressource. Cinq à dix minutes pour les clients et les réservations est typique.
Où cela a des limites
Si votre logiciel de stockage ne prend pas en charge les webhooks, ce qui est courant, il n’y a aucun moyen de rendre cela instantané. Les opportunités de renouvellement et les listes basées sur le statut sont toujours utiles même avec quelques minutes de retard ; tout ce qui est réellement critique en termes de temps appartient aux propres communications déclenchées de votre PMS, ou à une approche basée sur les événements comme celle couverte dans l’article sur les automatisations Zapier.
Les propres limites de requêtes API et les fonctionnalités disponibles de HubSpot dépendent de votre plan, et non de votre logiciel de stockage. Consultez la page de tarification HubSpot avant de vous engager sur un calendrier d’interrogation, en particulier si vous synchronisez plusieurs types d’objets.
Si vous utilisez déjà un outil d’e-mailing dédié comme Mailchimp pour les campagnes de masse, réfléchissez à la plateforme qui a réellement besoin que les données clients y soient synchronisées plutôt que de connecter chaque outil à chaque source, car c’est ainsi que les intégrations deviennent discrètement coûteuses à maintenir.
À quoi cela ressemble avec Kinnovis Connect
Si vous êtes un client Kinnovis, voici la version concrète de tout ce qui précède. Kinnovis Connect est notre API publique, incluse avec chaque compte, et elle ne prend pas en charge les webhooks, donc la synchronisation s’exécute par interrogation : GET /customers?filter[updatedAt]=... selon un calendrier de votre choix. Le statut de réservation ne renvoie que six valeurs (actif, planifié, en retard, annulé, expiré, incomplet), ce qui correspond directement aux propriétés HubSpot décrites ci-dessus. Une clé API peut être configurée en lecture seule (reader_api) pour ce cas d’utilisation, car rien n’a besoin d’être réécrit.
Foire aux questions (FAQ)
Oui, si vous voulez que votre équipe de vente ou de succès client voie le même statut que votre PMS suit, et qu’elle ait quelque chose à travailler activement, comme une opportunité de renouvellement, plutôt que de se fier entièrement à un message automatisé. Les deux sont complémentaires, pas concurrents.
Quelque chose entre les deux, dans la plupart des cas. Une couche intermédiaire, généralement Zapier, Make ou un petit script, se situe entre l’API de votre logiciel de stockage et l’API de HubSpot et transfère les données.
Non, pour la configuration décrite ici. La connexion ne déplace les données que dans un sens, vers HubSpot. Rien de ce qui est modifié dans HubSpot n’est réécrit dans vos enregistrements opérationnels.
La plupart des plateformes de stockage ne prennent pas en charge les webhooks, de sorte que les données se déplacent selon un calendrier (interrogation) plutôt qu’instantanément lorsque quelque chose change. Un délai de cinq à dix minutes n’affecte pas la segmentation basée sur les listes ou le suivi des opportunités, qui ne sont pas critiques en temps réel comme l’est un e-mail déclenché.
Cela dépend de ce que vous faites avec les données. Les propriétés, les listes et le suivi des opportunités se situent sur différentes parties des plans HubSpot que l’envoi d’e-mails marketing, et les niveaux de HubSpot changent avec le temps, alors vérifiez la page de tarification HubSpot par rapport au cas d’utilisation spécifique que vous prévoyez avant de supposer qu’il est couvert.
Pas pour l’intégration elle-même. Zapier ou Make couvrent la synchronisation des données sans code. La partie qui mérite d’être prise en compte est la configuration des propriétés dans HubSpot, car une liste ou une opportunité n’est fiable que si la propriété sur laquelle elle est construite l’est.
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