Mailchimp-Segmentierung für Selfstorage: Die richtigen Kunden ansprechen
Sprechen Sie ehemalige Kunden, aktive Kunden oder jede von Ihnen gewählte Gruppe an.
Inhalt
Die meisten modernen Lagerverwaltungssoftwares versenden bereits automatisch Transaktionsnachrichten: eine Buchungsbestätigung, eine Zahlungserinnerung, eine Auszugsbenachrichtigung. Darum geht es in diesem Beitrag nicht.
Mailchimp löst ein anderes Problem: eine bestimmte Kundengruppe einmalig und nach Ihren eigenen Vorstellungen anzusprechen. Ein Rückgewinnungsrabatt für alle, deren Buchung in den letzten sechs Monaten endete. Eine Benachrichtigung über geänderte Öffnungszeiten an Feiertagen, die nur an Kunden mit einer aktuell aktiven Einheit gesendet wird, nicht an Personen, die vor Jahren gekündigt haben. Eine Preisänderung, die den Kunden einer Einrichtung, aber nicht denen einer anderen mitgeteilt wird. Nichts davon wird durch ein einzelnes Ereignis bei einem einzelnen Kunden ausgelöst. Es ist eine gezielte Kampagne für ein von Ihnen gewähltes Segment.
Um solche Kampagnen zu erstellen, benötigt Mailchimp aktuelle Kundendaten mit Feldern, nach denen Sie tatsächlich filtern und personalisieren können. Die Übertragung dieser Daten erfolgt über eine API-Integration zwischen dem System, das Ihre Betriebsdaten enthält, und der Mailchimp-API. Dieser Beitrag behandelt, wie das funktioniert und wie Sie es gut einrichten, unabhängig davon, welche Storage-Software Sie verwenden. Der Beitrag über Zapier-Automatisierungen behandelt eine verwandte Idee, nämlich die Übertragung von Betriebsereignissen in andere Tools, sobald sie geschehen; dieser hier befasst sich speziell damit, ein Mailchimp-Publikum zu füllen und segmentierbar zu halten.
Wenn Sie Eine Einführung in APIs noch nicht gelesen haben, beginnen Sie dort.
Was „Integration über API“ in der Praxis bedeutet
Ihre Storage-Software enthält Betriebsdaten: Kunden, Buchungen, Rechnungen, Zahlungen. Mailchimp enthält Marketingdaten: Zielgruppen, Kontakte, Merge-Felder, Automatisierungen. Keines der Systeme weiß standardmäßig voneinander.
Eine API-Integration ist die Brücke. Ihre Storage-Software stellt eine API bereit (Kinnovis-Kunden nutzen Kinnovis Connect, das in jedem Konto enthalten ist); Mailchimp stellt seine eigene Marketing-API bereit. Eine dritte Partei, normalerweise Middleware wie Zapier oder Make oder ein kleines benutzerdefiniertes Skript, sitzt zwischen den beiden und verschiebt Daten in eine Richtung: von Ihrer Storage-Software in eine Mailchimp-Zielgruppe.
Wie Ihre Kundendaten in Mailchimp gelangen
Die Richtung ist wichtig und nicht immer symmetrisch.
Die Marketing-API von Mailchimp unterstützt Webhooks, sodass Mailchimp Ereignisse sofort senden kann, sobald auf seiner Seite etwas passiert, z. B. eine Abmeldung oder ein Bounce.
Viele Selfstorage-Plattformen unterstützen keine ausgehenden Webhooks. Es gibt keinen Push. Alles, was von Ihrer Storage-Software zu Mailchimp übertragen wird, muss stattdessen nach einem Zeitplan erfolgen, bekannt als Polling: Ihre Middleware ruft periodisch einen Endpunkt auf, prüft auf neue oder geänderte Daten und leitet diese an den Kontakte-Endpunkt von Mailchimp weiter.
Dies ist eine Einschränkung, die es zu berücksichtigen gilt, anstatt sie zu umgehen. Ein Abfrageintervall von fünf oder zehn Minuten ist ausreichend, um eine Zielgruppe für die Segmentierung aktuell zu halten. Es ist nicht die richtige Grundlage für alles, was sofort ausgelöst werden muss, wofür die eigenen ausgelösten E-Mails Ihres PMS gedacht sind.
Welche Daten tatsächlich übertragen werden und wofür sie verwendet werden
Die meisten Storage-zu-Mailchimp-Integrationen arbeiten mit drei Datentypen:
| Datentyp | Was daraus in Mailchimp wird | Verwendung |
|---|---|---|
| Kundenstammdaten | Zielgruppenkontakt mit Merge-Feldern für Name und Einheitendetails | Personalisierung jeder Kampagne |
| Buchungs- oder Vertragsstatus | Ein Segmentfeld: aktiv, überfällig, abgelaufen usw. | Zielgruppenansprache für eine Kampagne |
| Rechnungs- oder Zahlungsstatus | Ein Segmentfeld | Gezielte Kommunikation, z. B. ein Push zur Anmeldung für die automatische Zahlung an Konten mit einer Historie verspäteter Zahlungen, getrennt von den automatisierten Rechnungs-Erinnerungen, die Ihr PMS wahrscheinlich bereits sendet |
Unabhängig von Ihrem Quellsystem sollten Sie Segmente um die genauen Statuswerte herum aufbauen, die es zurückgibt, anstatt anzunehmen, dass feinere Unterscheidungen existieren, als es tatsächlich bietet.
Benutzerdefinierte Felder und Merge-Tags in Mailchimp einrichten
Die Synchronisierung zahlt sich nur aus, wenn Mailchimp einen Ort hat, an dem die Daten abgelegt werden können, und das bedeutet, dass Felder vor dem ersten Synchronisierungslauf eingerichtet werden müssen, nicht danach.
- Gehen Sie in Mailchimp zu Zielgruppe > Einstellungen > Zielgruppenfelder und |MERGE|-Tags.
- Fügen Sie ein Feld für jedes Attribut hinzu, nach dem Sie segmentieren oder personalisieren möchten. Für die meisten Betreiber sind das Buchungsstatus, Einrichtung oder Standort, Einheitentyp und Ein- oder Auszugsdatum.
- Wählen Sie den richtigen Feldtyp. Dropdown funktioniert am besten für Statusfelder, da es Ihre Segmentbedingungen auf einen festen Satz von Werten beschränkt, anstatt auf freien Text, der abweichen kann.
- Mailchimp generiert automatisch einen Merge-Tag für jedes Feld, zum Beispiel
*|BOOKING_STATUS|*oder*|FACILITY|*. Sie sehen den genauen Tag unter „Diesen Tag in Ihren Inhalt einfügen“ neben dem Feld. - Ihre Middleware ordnet jedes Quellfeld seinem Mailchimp-Merge-Tag zu, wenn sie einen Kontakt erstellt oder aktualisiert, sodass Felder automatisch gefüllt werden, wenn Datensätze synchronisiert werden, anstatt einzeln eingegeben zu werden.
- Sobald die Daten gefüllt sind, erstellen Sie ein Segment mithilfe von Feldbedingungen: „Buchungsstatus ist Abgelaufen“ und „Zuletzt geändert vor mehr als 90 Tagen“ für eine Rückgewinnungsliste oder „Buchungsstatus ist Aktiv“ und „Einrichtung ist Wien“ für eine standortspezifische Ankündigung.
- Verwenden Sie dieselben Merge-Tags im Kampagneninhalt selbst, um ihn zu personalisieren, zum Beispiel „Hallo |FNAME|, Ihre Einheit in |FACILITY| ist noch verfügbar, falls Sie zurückkommen möchten.“
Praktische Anwendungsfälle
Rückgewinnungskampagne. Segmentierung nach Buchungsstatus „Abgelaufen“ oder „Storniert“ plus einem Auszugsdatum innerhalb der letzten Monate. Eine E-Mail, ein Rabatt, einmalig an eine definierte Gruppe gesendet, nicht an die gesamte Liste.
Einrichtungsspezifische Ankündigung. Feiertagsöffnungszeiten, eine Richtlinienänderung, ein lokales Ereignis: Segmentierung nach Buchungsstatus „Aktiv“ und Einrichtung, damit es nur aktuelle Kunden an diesem Standort sehen.
Reaktivierungs-Anstoß. Wenn auch Lead-Daten synchronisiert werden, segmentieren Sie Anfragen, die nie zu einer Buchung wurden, getrennt von Kunden, die bereits aktiv sind, da die beiden Gruppen unterschiedliche Nachrichten benötigen.
Preis- oder Richtlinienänderung. Segmentierung nach Einheitentyp oder Einrichtung, damit die Nachricht nur die Kunden erreicht, für die sie tatsächlich relevant ist.
Keiner dieser Fälle erfordert, dass Daten von Mailchimp zurück in Ihre Storage-Software geschrieben werden. Die Verbindung bleibt unidirektional, und das ist für jeden der oben genannten Anwendungsfälle ausreichend.
Was Sie für die Einrichtung benötigen
Einen API-Schlüssel von Ihrer Storage-Software, der, falls möglich, auf Lesezugriff beschränkt ist, da Mailchimp nichts zurückschreiben muss.
Ein Mailchimp-Konto mit API- oder OAuth-Zugriff und eine Zielgruppe, bei der die benutzerdefinierten Felder, die Sie füllen möchten, bereits erstellt wurden.
Eine Middleware-Schicht. Zapier oder Make decken die meisten Anwendungsfälle ohne benutzerdefinierten Code ab. Betreiber mit höherem Volumen bevorzugen möglicherweise stattdessen ein kleines geplantes Skript, um mehr Kontrolle über das Abfrageintervall und die Fehlerbehandlung zu haben.
Wie oft die Synchronisierung nach Updates sucht (das Abfrageintervall). Alle fünf bis zehn Minuten funktioniert gut für Kunden- und Rechnungsdaten. Alles ohne ein Datum zum Abgleich, wie Einheiten oder Standorte, muss jedes Mal vollständig neu überprüft werden, anstatt nur die Änderungen, sodass dies seltener erfolgen kann.
Wo dies Grenzen hat
Wenn Ihre Storage-Software keine Webhooks unterstützt, was üblich ist, gibt es keine Möglichkeit, dies sofort zu machen. Planen Sie segmentierte Kampagnen mit einer kurzen Datenverzögerung, anstatt Echtzeit-Trigger zu versprechen, und verlassen Sie sich auf die eigenen ausgelösten E-Mails Ihres PMS oder einen ereignisbasierten Automatisierungsansatz, wie er im Beitrag über Zapier-Automatisierungen behandelt wird, für alles, was wirklich in dem Moment ausgelöst werden muss, in dem ein Ereignis eintritt.
Die API-Zugriffs- und Sendelimits von Mailchimp hängen von Ihrem Mailchimp-Plan ab, nicht von Ihrer Storage-Software. Überprüfen Sie das API-Anfragekontingent Ihres Plans, bevor Sie ein Abfrageintervall festlegen, insbesondere wenn Sie mehrere Ressourcen in einem engen Zeitplan abfragen.
Wie das mit Kinnovis Connect aussieht
Wenn Sie ein Kinnovis-Kunde sind, finden Sie hier die konkrete Version von allem oben Genannten. Kinnovis Connect ist unsere öffentliche API, die in jedem Konto enthalten ist und keine Webhooks unterstützt, sodass die Synchronisierung über Polling erfolgt: GET /customers?filter[updatedAt]=... nach einem Zeitplan Ihrer Wahl. Der Buchungsstatus gibt immer nur einen von sechs Werten zurück (aktiv, geplant, überfällig, storniert, abgelaufen, unvollständig), was direkt auf die oben beschriebenen Segmentfelder abgebildet wird. Ein API-Schlüssel kann für diesen Anwendungsfall auf Lesezugriff beschränkt werden (reader_api), da nichts zurückgeschrieben werden muss.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Ja, wenn Sie eine definierte Kundengruppe nach Ihrem eigenen Zeitplan ansprechen möchten, anstatt auf etwas zu reagieren, das gerade einem Kunden passiert ist. Die beiden ergänzen sich: Ihr PMS kümmert sich um das, was pro Kunde, pro Buchung geschieht. Mailchimp kümmert sich um die Nachrichten an jede von Ihnen gewählte Gruppe.
In den meisten Fällen etwas dazwischen. Eine Middleware-Schicht, typischerweise Zapier, Make oder ein kleines Skript, sitzt zwischen der API Ihrer Storage-Software und der Mailchimp-API und verschiebt die Daten.
Nein, für die hier beschriebene Einrichtung. Die Verbindung verschiebt Daten nur in eine Richtung, in eine Mailchimp-Zielgruppe. Nichts, was in Mailchimp geschrieben oder geändert wird, wird in Ihre Betriebsdaten zurückgeschrieben.
Die meisten Storage-Plattformen unterstützen keine Webhooks, sodass Daten nach einem Zeitplan (Polling) verschoben werden, anstatt sofort, wenn sich etwas ändert. Eine Verzögerung von fünf bis zehn Minuten ist Standard und beeinträchtigt segmentierte Kampagnen nicht, die nicht so zeitkritisch sind wie eine ausgelöste E-Mail.
Sobald Statusdaten als benutzerdefiniertes Feld synchronisiert sind, erstellen Sie in Mailchimp ein Segment mithilfe dieses Feldes, z. B. „Buchungsstatus ist Abgelaufen“. Informationen zur Einrichtung des Feldes vor Ihrer ersten Synchronisierung finden Sie im Abschnitt „Benutzerdefinierte Felder“ oben.
Nicht für die Integration selbst. Zapier oder Make decken die Datensynchronisierung ohne Code ab. Der Teil, der Zeit in Anspruch nimmt, ist die Feldzuordnung in Mailchimp, da ein Segment nur so zuverlässig ist wie das Feld, auf dem es basiert.
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