Segmentación de Mailchimp para self-storage: envíe mensajes a los clientes adecuados
Envíe mensajes a antiguos clientes, clientes activos o a cualquier grupo que elija.
contenido
La mayoría de los softwares de gestión de almacenamiento modernos ya envían mensajes transaccionales automáticamente: una confirmación de reserva, un recordatorio de pago, un aviso de salida. Este post no trata sobre eso.
Mailchimp resuelve un problema diferente: enviar mensajes a un grupo específico de clientes, una sola vez y bajo sus propias condiciones. Un descuento de recuperación para todos aquellos cuya reserva finalizó en los últimos seis meses. Un aviso de horario de vacaciones enviado solo a los clientes con una unidad activa en este momento, no a personas que se fueron hace años. Un cambio de precio comunicado a los clientes de una instalación y no a los de otra. Nada de eso se activa por un único evento que le ocurra a un solo cliente. Es una campaña deliberada para un segmento que usted elija.
Para crear campañas de este tipo, Mailchimp necesita que los datos de sus clientes estén actualizados, con campos por los que realmente pueda filtrar y personalizar. La transferencia de esos datos se realiza mediante una integración de API entre el sistema que contenga sus registros operativos y la propia API de Mailchimp. Este post explica cómo funciona y cómo configurarlo correctamente, independientemente del software de almacenamiento que utilice. El post sobre automatizaciones con Zapier trata una idea relacionada: mover eventos operativos a otras herramientas a medida que ocurren; este se centra específicamente en mantener una audiencia de Mailchimp poblada y segmentable.
Si aún no ha leído la Introducción a las API, empiece por ahí.
Qué significa en la práctica «integrar vía API»
Su software de gestión de almacenamiento contiene datos operativos: clientes, reservas, facturas, pagos. Mailchimp contiene datos de marketing: audiencias, contactos, campos de combinación (merge fields), automatizaciones. Por defecto, ninguno de los dos sistemas conoce la existencia del otro.
Una integración de API es el puente. Su software de almacenamiento expone una API (los clientes de Kinnovis utilizan Kinnovis Connect, incluida en cada cuenta); Mailchimp expone su propia API de Marketing. Un tercero, normalmente un middleware como Zapier o Make, o un pequeño script personalizado, se sitúa entre ambos y mueve los datos en una dirección: desde su software de almacenamiento hacia una audiencia de Mailchimp.
Cómo llegan los datos de sus clientes a Mailchimp
La dirección importa, y no siempre es simétrica.
La API de Marketing de Mailchimp admite webhooks, por lo que Mailchimp puede enviar eventos en el momento en que ocurre algo en su lado, como una baja de suscripción o un rebote, por ejemplo.
Muchas plataformas de self-storage no admiten webhooks de salida. No hay envío automático (push). Todo lo que se mueva desde su software de almacenamiento hacia Mailchimp debe ejecutarse de forma programada, lo que se conoce como sondeo (polling): su middleware llama a un endpoint periódicamente, comprueba si hay algo nuevo o modificado y lo pasa al endpoint de contactos de Mailchimp.
Esta es una limitación que conviene tener en cuenta en la planificación, más que un fallo que haya que solucionar. Un intervalo de sondeo de cinco o diez minutos es suficiente para mantener una audiencia actualizada para la segmentación. No es la base adecuada para nada que deba ejecutarse en el instante en que ocurre algo; para eso están los correos electrónicos activados (triggers) de su propio PMS.
Qué datos se mueven realmente y para qué sirven
La mayoría de las integraciones entre software de almacenamiento y Mailchimp funcionan con tres tipos de datos:
| Tipo de dato | En qué se convierte en Mailchimp | Se usa para |
|---|---|---|
| Registros de clientes | Contacto de audiencia, con campos de combinación para nombre y detalles de la unidad | Personalizar cualquier campaña |
| Estado de reserva o contrato | Un campo de segmento: activo, vencido, expirado, etc. | Segmentar a quién llega una campaña |
| Estado de factura o pago | Un campo de segmento | Segmentar una comunicación más amplia, como una campaña para fomentar el pago automático dirigida a cuentas con historial de pagos atrasados, a diferencia de los recordatorios automáticos por factura que probablemente ya envía su PMS |
Sea cual sea su sistema de origen, cree segmentos basados en los valores de estado exactos que este devuelva, en lugar de asumir que existen distinciones más detalladas de las que realmente proporciona.
Configuración de campos personalizados y etiquetas de combinación en Mailchimp
La sincronización solo es rentable si Mailchimp tiene un lugar donde colocar los datos, y eso significa configurar los campos antes de que se ejecute la primera sincronización, no después.
- En Mailchimp, vaya a Audiencia > Configuración > Campos de audiencia y etiquetas |MERGE|.
- Añada un campo para cada atributo por el que desee segmentar o personalizar. Para la mayoría de los operadores, esto incluye el estado de la reserva, la instalación o ubicación, el tipo de unidad y la fecha de entrada o salida.
- Elija el tipo de campo adecuado. El menú desplegable funciona mejor para los campos de estado, ya que mantiene las condiciones de su segmento en un conjunto fijo de valores en lugar de texto libre que puede variar.
- Mailchimp genera automáticamente una etiqueta de combinación para cada campo, por ejemplo
*|BOOKING_STATUS|*o*|FACILITY|*. Verá la etiqueta exacta bajo «Ponga esta etiqueta en su contenido» junto al campo. - Su middleware mapea cada campo de origen con su etiqueta de combinación de Mailchimp cuando crea o actualiza un contacto, de modo que los campos se rellenan automáticamente a medida que se sincronizan los registros, en lugar de tener que escribirlos uno a uno.
- Una vez poblados, cree un segmento utilizando condiciones de campo: «El estado de la reserva es Expirado» y «Último cambio hace más de 90 días» para una lista de recuperación, o «El estado de la reserva es Activo» y «La instalación es Viena» para un anuncio específico de una ubicación.
- Utilice las mismas etiquetas de combinación dentro del contenido de la campaña para personalizarla, por ejemplo: «Hola |FNAME|, su unidad en |FACILITY| todavía está disponible si desea volver».
Casos de uso prácticos
Campaña de recuperación. Segmente por estado de reserva Expirado o Cancelado, además de una fecha de salida dentro de los últimos meses. Un correo electrónico, un descuento, enviado una vez a un grupo definido, no a toda la lista.
Anuncio específico de una instalación. Horarios de vacaciones, un cambio de política, un evento local: segmente por estado de reserva Activo e instalación, para que solo los clientes actuales en esa ubicación lo vean.
Impulso de reactivación. Si los datos de clientes potenciales (leads) también están sincronizados, segmente las consultas que nunca se convirtieron en reserva de forma separada de los clientes que ya están activos, ya que ambos grupos necesitan mensajes diferentes.
Cambio de precio o política. Segmente por tipo de unidad o instalación para que el mensaje llegue solo a los clientes a los que realmente se aplica.
Ninguno de estos casos necesita que Mailchimp devuelva datos a su software de almacenamiento. La conexión sigue siendo unidireccional, y eso es suficiente para todos los casos de uso anteriores.
Qué necesita para configurar esto
Una clave API de su software de almacenamiento, con permisos de solo lectura si existe esa opción, ya que Mailchimp no necesita escribir nada de vuelta.
Una cuenta de Mailchimp con acceso a API o OAuth, y una audiencia con los campos personalizados que planea poblar ya creados.
Una capa de middleware. Zapier o Make cubren la mayoría de los casos de uso sin necesidad de código personalizado. Los operadores con mayor volumen pueden preferir un pequeño script programado para tener más control sobre el intervalo de sondeo y el manejo de errores.
Frecuencia con la que la sincronización busca actualizaciones (el intervalo de sondeo). Cada cinco o diez minutos funciona bien para los datos de clientes y facturas. Cualquier cosa que no tenga una fecha para comprobar, como unidades o ubicaciones, debe volver a comprobarse por completo cada vez en lugar de solo los cambios, por lo que puede ejecutarse con menos frecuencia.
Dónde están los límites
Si su software de almacenamiento no admite webhooks, lo cual es común, no hay forma de que esto sea instantáneo. Planifique las campañas segmentadas contando con un pequeño retraso en los datos en lugar de prometer activadores en tiempo real, y confíe en los correos electrónicos activados de su propio PMS, o en un enfoque de automatización basado en eventos como el tratado en el post sobre automatizaciones con Zapier, para cualquier cosa que realmente necesite ejecutarse en el momento en que ocurre un evento.
El acceso a la API de Mailchimp y los límites de envío dependen de su plan de Mailchimp, no de su software de almacenamiento. Compruebe el límite de solicitudes de API de su plan antes de establecer un intervalo de sondeo, especialmente si está sondeando varios recursos con un horario muy ajustado.
Cómo se ve esto con Kinnovis Connect
Si es cliente de Kinnovis, aquí tiene la versión concreta de todo lo anterior. Kinnovis Connect es nuestra API pública, incluida en cada cuenta, y no admite webhooks, por lo que la sincronización se ejecuta mediante sondeo: GET /customers?filter[updatedAt]=... con la frecuencia que usted elija. El estado de la reserva solo devuelve uno de seis valores (active, scheduled, past_due, canceled, expired, incomplete), que se mapean directamente en los campos de segmento descritos anteriormente. Una clave API puede configurarse como solo lectura (reader_api) para este caso de uso, ya que no es necesario escribir nada de vuelta.
Preguntas frecuentes (FAQ)
Sí, si desea enviar mensajes a un grupo definido de clientes según su propio horario, en lugar de reaccionar a algo que acaba de sucederle a un cliente. Ambos son complementarios: su PMS se encarga de lo que sucede por cliente y por reserva. Mailchimp se encarga de enviar mensajes al grupo que usted elija.
Algo intermedio, en la mayoría de los casos. Una capa de middleware, normalmente Zapier, Make o un pequeño script, se sitúa entre la API de su software de almacenamiento y la API de Mailchimp y transfiere los datos.
No, para la configuración descrita aquí. La conexión solo mueve datos en una dirección, hacia una audiencia de Mailchimp. Nada de lo escrito o cambiado en Mailchimp se escribe de vuelta en sus registros operativos.
La mayoría de las plataformas de almacenamiento no admiten webhooks, por lo que los datos se mueven de forma programada (sondeo) en lugar de en el instante en que algo cambia. Un retraso de cinco a diez minutos es lo habitual y no afecta a las campañas segmentadas, que no son críticas en cuanto al tiempo de la misma manera que lo es un correo electrónico activado por un evento.
Una vez que los datos de estado se sincronizan como un campo personalizado, cree un segmento en Mailchimp utilizando ese campo, por ejemplo: «El estado de la reserva es Expirado». Consulte la sección de campos personalizados anterior para configurar el campo antes de su primera sincronización.
No para la integración en sí. Zapier o Make cubren la sincronización de datos sin necesidad de código. La parte en la que conviene dedicar tiempo es el mapeo de campos en Mailchimp, ya que un segmento solo es tan fiable como el campo sobre el que se construye.
Academia API
Automatizaciones de Zapier que los operadores de self-storage usan de verdad
HubSpot para self-storage: segmenta clientes y haz seguimiento de renovaciones como negocios
Convertir la disponibilidad de unidades en tiempo real en un activo de marketing
Comience hoy mismo
Desbloquee el verdadero potencial de sus
instalaciones de self-storage
Kinnovis. Diseñado para simplificar la gestión de instalaciones.
