Zapier-Automatisierungen, die Selfstorage-Betreiber tatsächlich nutzen
Echte Automatisierungen, die Selfstorage-Betreiber selbst erstellen können.
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Zapier-Automatisierungen, die Selfstorage-Betreiber tatsächlich nutzen
Der Rechnungsstatus eines Mieters ändert sich in Kinnovis auf überfällig. Dreißig Sekunden später erhält er eine SMS, die ihn an die Zahlung erinnert, bevor sein Abteil gesperrt wird. Niemand aus dem Team hat sie gesendet. Ein Zap hat es getan.
Genau darum geht es in diesem Beitrag: nicht um die technische Verbindung von Zapier mit Kinnovis (das wird auf der Zapier-Integrationsseite behandelt), sondern um die spezifischen, praktischen Automatisierungen, die Betreiber tatsächlich erstellen, sobald die Verbindung steht.
Wie ein Zap funktioniert, kurz gefasst
Ein Zap besteht aus zwei Teilen: einem Trigger (etwas passiert in einer App) und einer Action (etwas passiert in einer anderen). Kinnovis kann auf beiden Seiten stehen. Eine überfällige Rechnung in Kinnovis ist ein Trigger. Das Versenden einer SMS über einen SMS-Anbieter ist die Action, die dadurch ausgelöst wird.
Automatisierungen, die Betreiber erstellen
Zahlungs- und Rechnungs-Follow-up
Rechnung wird überfällig → Mieter erhält eine automatische SMS. Der Zap sendet das Ereignis der überfälligen Rechnung an einen über Zapier verbundenen SMS-Anbieter (häufig Twilio), der dem Mieter eine Zahlungserinnerung per SMS schickt. Niemand muss die verspätete Zahlung erst manuell bemerken.
Rechnung als bezahlt markiert → eine Inkasso-Aufgabe wird automatisch geschlossen. Wenn ein Zap eine Follow-up-Aufgabe erstellt hat, als die Rechnung überfällig wurde, kann ein zweiter Zap diese in dem Moment schließen, in dem bezahlt wurde, damit niemand einem bereits ausgeglichenen Konto hinterherläuft.
Neue Rechnung → Protokollierung in einem Finanzkanal oder einer Tabellenkalkulation. Nützlich für Teams, die täglich einen Abgleich vornehmen und sich nicht in Kinnovis einloggen möchten, um dies zu prüfen.
Lead-Reaktion
Neuer Lead → zum CRM hinzugefügt und die richtige Person wird innerhalb von Sekunden auf Slack benachrichtigt. Bei einem kleinen oder stark ausgelasteten Team ist die Zeit zwischen dem Eingang eines Leads und der Reaktion oft der entscheidende Unterschied zwischen einer Buchung und einer verlorenen Anfrage.
Neuer Lead → automatisch zu einer Lead-Nurturing-Liste hinzugefügt, damit Leads, die nicht sofort konvertieren, nicht einfach vergessen werden.
Buchungen und Einzüge
Neue Buchung → eine Aufgabe zur Einzugsvorbereitung wird in dem Aufgaben-Tool erstellt, das das Team bereits verwendet.
Neue Buchung → ein Kalendereintrag für das Einzugsdatum wird hinzugefügt, nützlich für Personalentscheidungen.
Buchung aktualisiert oder storniert → die Betriebsleitung wird benachrichtigt, damit eine in Kinnovis vorgenommene Änderung nicht ungesehen bleibt, bis zufällig jemand nachsieht.
Sichtbarkeit für das Team
Jede neue Buchung → wird in einem Slack-Kanal gepostet, damit das gesamte Team sie sieht, ohne das System prüfen zu müssen.
Eine tägliche Zusammenfassungs-E-Mail → fasst die neuen Leads und Buchungen des Tages für alle zusammen, die keine Echtzeit-Benachrichtigungen benötigen.
Was für die Erstellung benötigt wird
Der Zugang zu Kinnovis Connect ist für jeden Kunden inbegriffen, sodass kein separates Abonnement abgeschlossen werden muss; es muss lediglich ein API-Schlüssel generiert werden. Darüber hinaus benötigen Sie einen Zapier-Tarif (die Preise von Zapier sind von Kinnovis getrennt und skalieren mit der Anzahl der ausgeführten Zaps). Für alles, was Rechnungsstellung oder Kundenkommunikation betrifft, lohnt es sich, dies in der Sandbox-Umgebung von Kinnovis zu testen, bevor es mit echten Datensätzen läuft.
Wissenswertes vor der Erstellung
Das Volumen beeinflusst die Preisgestaltung von Zapier, nicht die von Kinnovis. Zapier zählt Aufgaben basierend auf den ausgeführten Aktionen. Ein paar Automatisierungen pro Tag kosten wenig; viele Automatisierungen, die dutzendfach am Tag laufen, erfordern möglicherweise einen höheren Tarif.
Automatisierungen funktionieren am besten bei einem eingespielten Prozess. Wenn sich die Art und Weise, wie Sie mit überfälligen Rechnungen oder dem Lead-Follow-up umgehen, noch wöchentlich ändert, definieren Sie zuerst den Prozess und automatisieren Sie ihn, sobald er stabil ist, anstatt etwas zu automatisieren, das Sie selbst noch austüfteln.
Zapier ist nicht der einzige Weg. Für tiefergehende Berichte oder sehr individuelle Logik verbinden sich Betreiber manchmal direkt mit Kinnovis Connect anstatt über Zapier.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Nein, für die überwiegende Mehrheit nicht. Jede der oben genannten Automatisierungen wird durch Auswahl eines Triggers und einer Action aus einer Liste erstellt, ganz ohne Code. Ein Entwickler kommt nur dann ins Spiel, wenn die Logik zu spezifisch für die Standardbausteine von Zapier ist.
Nein. Zapier verbindet Kinnovis mit einem separaten SMS-Anbieter (häufig Twilio), welcher die App ist, die die SMS tatsächlich versendet. Der Zap leitet lediglich das Rechnungsereignis weiter und teilt der SMS-App mit, was gesendet werden soll.
Es ist der Berechtigungsnachweis, der Zapier den kontrollierten Zugriff auf Ihr Kinnovis-Konto ermöglicht, ähnlich wie ein Passwort, aber speziell auf diese Verbindung beschränkt. Sie benötigen ihn, um eine der oben genannten Automatisierungen einzurichten.
Lead-Benachrichtigungen und Erinnerungen an überfällige Rechnungen zahlen sich meist am schnellsten aus, da beide direkt mit dem Umsatz verknüpft sind: Die eine verkürzt die Reaktionszeit bei Neugeschäften, die andere verkürzt die Zeitspanne bei verspäteten Zahlungen.
Zapier eignet sich gut dazu, ereignisbasierte Daten in Echtzeit in andere Tools zu übertragen. Für tiefergehende Berichte ist es in der Regel besser, sich direkt mit Kinnovis Connect zu verbinden oder eine dedizierte Berichts-Integration zu nutzen.
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