Deutschlands neue E-Rechnungsregeln: was Selfstorage-Betreiber wissen müssen
Inhalt
Einführung
Das ist ein Bereich der Regulierung, der sich schnell weiterentwickelt. Dieser Artikel spiegelt unseren Kenntnisstand zu den Regeln im August 2026 wider, basierend auf Hinweisen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Wir werden ihn aktualisieren, sobald sich die Regeln weiterentwickeln.
Deutschland ändert, wie Unternehmen einander Rechnungen stellen. Wenn Sie in Deutschland tätig sind, betrifft das einen Teil Ihrer Rechnungsstellung – nach einem festen Zeitplan. Hier erfahren Sie, was bestätigt ist und was das in der Praxis bedeutet.
Zwei Daten sind wichtig
1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von über 800.000 € im Vorjahr (2026) müssen für inländische B2B-Transaktionen strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen.
1. Januar 2028: Diese Pflicht gilt für jedes Unternehmen in Deutschland – unabhängig vom Umsatz.
Es gibt außerdem ein Datum, das bereits hinter uns liegt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Diese Seite ist einfach zu erfüllen: Ein normales E-Mail-Postfach reicht aus.
Was als E-Rechnung gilt
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, auch wenn sie wie ein normales Dokument aussieht. Das Gesetz verlangt ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach dem europäischen Standard EN 16931. In der Praxis bedeutet das eines von zwei Formaten:
ZUGFeRD: ein PDF, das für Menschen wie eine normale Rechnung aussieht, mit strukturierten Daten, die unsichtbar in derselben Datei eingebettet sind.
XRechnung: eine reine Datendatei, ganz ohne PDF. Sie ist dafür gebaut, von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet zu werden.
Bis zum 31. Dezember 2026 können Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen senden, sofern der Empfänger dem zustimmt. Ab dem jeweils relevanten Datum oben endet diese Flexibilität.
Für wen das gilt
Die Pflicht gilt nur für inländische deutsche B2B-Rechnungen: Rechnungen von einem deutschen Unternehmen an ein anderes, bei denen Umsatzsteuer anfällt.
Sie gilt nicht für:
- Rechnungen an Privatkunden (B2C)
- Rechnungen unter 250 € brutto
- Rechnungen, bei denen der Mieter außerhalb Deutschlands ansässig ist
- Vermietungen, die umsatzsteuerbefreit sind und bei denen nicht zur Umsatzsteuer optiert wurde
Die Vermietung von Selfstorage-Einheiten ist nach deutschem Recht standardmäßig umsatzsteuerbefreit. Viele Betreiber optieren bei ihren gewerblichen Mietern zur Umsatzsteuer – dann sind diese Rechnungen betroffen. Ob Ihre Einheitenvermietungen unter die Pflicht fallen oder nicht, hängt von Ihrer Umsatzsteuer-Konfiguration ab. Wenn Sie unsicher sind, lohnt es sich daher, das mit Ihrem Steuerberater zu klären.
Die 800.000-€-Schwelle bezieht sich auf Ihr gesamtes Unternehmen, nicht nur auf Storage
Das ist das Detail, das viele überrascht. Die Schwelle basiert auf Ihrem Gesamtumsatz – nicht auf Ihren Selfstorage-Umsätzen und nicht auf dem Umsatz mit einem einzelnen Anbieter oder einer Plattform, die Sie nutzen. Wenn Ihr Unternehmen neben Selfstorage weitere Einnahmequellen hat, zählt alles in die 800.000-€-Grenze hinein.
Was passiert, wenn eine Rechnung nicht konform ist
Bei einer nicht konformen Rechnung für eine Transaktion, die unter die Regelung fällt, ergeben sich zwei Konsequenzen:
- Ein Bußgeld von bis zu 5.000 € pro Rechnung nach §26a UStG.
- Ihr Geschäftskunde kann die Vorsteuer aus dieser Rechnung nicht abziehen. In der Praxis bedeutet das: Geschäftskunden werden nicht konforme Rechnungen wahrscheinlich einfach ablehnen, weil es sie Geld kostet, eine solche Rechnung zu akzeptieren.
Der zweite Punkt ist im Alltag wichtiger. Selbst ohne behördliche Durchsetzung werden Ihre Geschäftskunden eine konforme Rechnung verlangen, weil ihr Buchhalter alles andere zurückweist.
Was das für Betreiber bedeutet
Ob Ihr Unternehmen in die 2027er-Welle oder die 2028er-Welle fällt, hängt von Ihrem Gesamtumsatz 2026 ab – und ob eine konkrete Rechnung betroffen ist, hängt von Ihrer Umsatzsteuer-Konfiguration ab. Beides ist unternehmensspezifisch. Deshalb haben wir hier nicht versucht, das in allgemeine Regeln zu pressen. Ihr Buchhalter oder Steuerberater kann beides für Ihr Unternehmen bestätigen.
Was das für Kinnovis-Kunden bedeutet
Wir stehen zu diesem Thema mit mehreren unserer bestehenden Kunden im Austausch – daraus ist dieser Artikel entstanden. Unser Product-&-Engineering-Team ist am besten darauf vorbereitet, sicherzustellen, dass diese Anforderungen erfüllt sind, bevor die Vorschriften in Kraft treten.
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