Automatisierung der nächsten Stufe
Ein Leitfaden für Selfstorage-Betreiber zu Zapier
Buchungen verwalten, Leads nachverfolgen, Zahlungen einfordern und Mieter informieren. Wenn Sie diese Prozesse immer noch manuell abwickeln, verbringen Sie wahrscheinlich Stunden mit sich wiederholenden Aufgaben, die automatisiert werden könnten.
Hier kommen Tools wie Zapier ins Spiel. Diese codefreie Automatisierungsplattform kann die Art und Weise, wie Sie Ihre Selfstorage-Betriebe verwalten, verändern, unabhängig von der Größe Ihrer Einrichtung. In diesem Leitfaden werden wir untersuchen, was Zapier ist, wie es mit Selfstorage-Verwaltungssystemen funktioniert und welche praktischen Möglichkeiten Sie haben, damit Zeit zu sparen und die Effizienz zu verbessern.
Was ist Zapier?
Zapier ist eine Automatisierungsplattform, die verschiedene Apps und Dienste verbindet und es ihnen ermöglicht, ohne Programmierkenntnisse zusammenzuarbeiten. Stellen Sie es sich als einen digitalen Assistenten vor, der Informationen automatisch zwischen Ihren Tools verschiebt.
So funktioniert es: Sie erstellen „Zaps“ (automatisierte Workflows), die aus einem Auslöser und einer oder mehreren Aktionen bestehen. Wenn etwas in einer App (dem Auslöser) passiert, führt Zapier automatisch Aufgaben in anderen Apps (den Aktionen) aus. Für Selfstorage-Betreiber bedeutet dies, dass Ihre Facility-Management-Software nahtlos mit CRMs, Messaging-Plattformen, Buchhaltungstools und mehr kommunizieren kann.
Das Schöne an der Selfstorage-Automatisierung durch Zapier ist ihre Zugänglichkeit. Sie benötigen kein Entwicklungsteam oder technisches Fachwissen. Wenn Sie eine Tabellenkalkulation verwenden können, können Sie Zaps erstellen, die Ihre Abläufe wirklich transformieren.
Kinnovis mit Zapier verbinden
Kinnovis bietet eine API-Integration mit Zapier, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Facility-Management-Daten mit Tausenden anderer Anwendungen zu verbinden. Die Kinnovis API ist als private App innerhalb von Zapier verfügbar und bietet verschiedene Auslöser, die Ihre automatisierten Workflows starten können:
- Buchungsaktualisierungen
- Gutschriften
- Kundenaktualisierungen
- Rechnungsaktualisierungen
- Neue Buchungen
- Neue Leads
Diese Auslöser ermöglichen den Datenfluss von Kinnovis zu anderen Tools in Ihrem Technologie-Stack und schaffen so ein verbundenes Ökosystem, das rund um die Uhr für Sie arbeitet.
Praktische Anwendungsfälle für Selfstorage-Betreiber
Automatisiertes Lead-Management
Die Lead-Nachverfolgung ist im Selfstorage-Bereich entscheidend, aber Anfragen können leicht untergehen, wenn Sie beschäftigt sind. Mit Zapier kann jeder neue Lead in Kinnovis automatisch Aktionen in Ihrem CRM auslösen.
Wenn beispielsweise ein potenzieller Kunde nach Lagerplatz anfragt, kann Zapier sofort einen Deal in HubSpot erstellen, den Lead zu einer Follow-up-Sequenz in Ihrer E-Mail-Marketing-Plattform hinzufügen oder sogar eine Benachrichtigung an Ihr Vertriebsteam über Slack senden. Dies stellt sicher, dass keine Gelegenheit ungenutzt bleibt, während Sie andere Aufgaben in der Einrichtung erledigen.
Zahlungserinnerungen via WhatsApp
E-Mail-Marketing-Automatisierung
Der Aufbau von Kundenbeziehungen muss nicht zeitaufwendig sein. Wenn Kundendaten in Kinnovis aktualisiert werden, kann Zapier diese Informationen automatisch mit E-Mail-Marketing-Plattformen wie Mailchimp synchronisieren.
Dies ermöglicht es Ihnen, Ihren Mieterstamm zu segmentieren und gezielte Mitteilungen über Aktionen, Einrichtungsaktualisierungen oder Service-Erinnerungen zu senden. Neue Kunden können automatisch in Willkommenssequenzen eintreten, während Langzeitmieter Treuekommunikation erhalten, alles ohne manuelle Listenverwaltung.
Berichterstattung und Datenanalyse
Die Leistung Ihrer Einrichtung zu verstehen, ist entscheidend für fundierte Entscheidungen. Zapier kann Buchungsdaten, Umsatzzahlen und Belegungsmetriken automatisch von Kinnovis nach Google Sheets exportieren.
Sobald Ihre Daten in einer Tabellenkalkulation sind, können Sie sie mit Visualisierungstools wie Looker Studio verbinden, um Echtzeit-Dashboards zu erstellen. Verfolgen Sie wichtige Leistungsindikatoren, erkennen Sie Trends und generieren Sie Berichte ohne die mühsame Arbeit der manuellen Dateneingabe.
CRM-Integration für Kundenbeziehungen
Die Pflege umfassender Kundendaten über mehrere Systeme hinweg schafft unnötige Arbeit. Wenn eine neue Buchung in Kinnovis bestätigt wird, kann Zapier automatisch Kontaktdatensätze in Ihrem CRM erstellen oder aktualisieren, um sicherzustellen, dass Ihre Vertriebs- und Supportteams immer die aktuellsten Informationen haben.
Diese Integration verändert die Art und Weise, wie Sie Kundenbeziehungen verwalten, und ermöglicht es Ihnen, personalisierten Service basierend auf der vollständigen Interaktionshistorie zu bieten, ohne zwischen Plattformen wechseln zu müssen.
Erste Schritte mit Zapier
Der Beginn Ihrer Selfstorage-Automatisierungsreise erfordert keine massive Überarbeitung Ihrer Abläufe. Beginnen Sie mit ein oder zwei einfachen Zaps, die Ihre zeitaufwendigsten Aufgaben angehen.
1. Planung Ihrer ersten Zaps
Identifizieren Sie sich wiederholende Aufgaben, die Sie täglich ausführen. Fügen Sie Leads manuell zu Ihrem CRM hinzu? Kopieren Sie Buchungsinformationen in Tabellenkalkulationen? Senden Sie die gleichen Zahlungserinnerungen? Dies sind perfekte Kandidaten für die Automatisierung.
Fangen Sie klein an und bauen Sie Vertrauen auf. Ein einfacher Zap, der Sie per E-Mail über neue Buchungen benachrichtigt, ist in wenigen Minuten eingerichtet, demonstriert aber sofort den Wert der Automatisierung.
2. Testen und Überwachen
Sobald Sie einen Zap erstellt haben, testen Sie ihn gründlich, bevor Sie sich für kritische Vorgänge darauf verlassen. Zapier bietet Testwerkzeuge während der Einrichtung, aber es ist ratsam, Ihre ersten automatisierten Workflows zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren.
Überprüfen Sie, ob die Daten korrekt zwischen den Systemen fließen und ob die ankommenden Informationen dem entsprechen, was Sie benötigen. Die meisten Probleme sind einfache Zuordnungsfehler, die leicht zu korrigieren sind, sobald sie identifiziert wurden.
3. Skalierung Ihrer Automatisierung
Sobald Sie sich mit grundlegenden Zaps vertraut gemacht haben, können Sie anspruchsvollere Workflows erstellen. Mehrstufige Zaps können mehrere Aktionen von einem einzigen Auslöser ausführen, während Filter sicherstellen, dass Automatisierungen nur unter bestimmten Bedingungen ausgeführt werden.
Sie könnten beispielsweise einen Zap erstellen, der nur WhatsApp-Zahlungserinnerungen für Rechnungen über einem bestimmten Betrag sendet, oder einen, der hochwertige Leads zu einer Prioritäts-Follow-up-Liste in Ihrem CRM hinzufügt.
Sicherstellen, dass Ihre Automatisierungen zuverlässig funktionieren
Selfstorage-Automatisierung ist nur dann wertvoll, wenn sie zuverlässig ist. Hier sind wichtige Praktiken zur Aufrechterhaltung zuverlässiger Zaps:
Regelmäßige Überwachung: Überprüfen Sie Ihr Zapier-Dashboard wöchentlich, um sicherzustellen, dass Workflows fehlerfrei laufen.
Fehlerbenachrichtigungen: Aktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen, damit Sie sofort benachrichtigt werden, wenn ein Zap fehlschlägt.
Dokumentation: Notieren Sie, was jeder Zap tut und warum Sie ihn erstellt haben, besonders nützlich, wenn Teammitglieder wechseln.
Regelmäßige Überprüfungen: Vierteljährliche Überprüfungen helfen, Automatisierungen zu identifizieren, die nicht mehr benötigt werden oder verbessert werden könnten.
Versionskontrolle: Beim Ändern bestehender Zaps sollten Sie diese zuerst duplizieren, damit Sie bei Bedarf zurückkehren können.
Die Kinnovis API bietet zuverlässige Auslöser, die die Grundlage für eine zuverlässige Automatisierung bilden. Indem Sie diesen Praktiken folgen, bauen Sie ein System auf, dem Sie vertrauen können, um kritische Vorgänge abzuwickeln.
Der ROI der Selfstorage-Automatisierung
Durch Automatisierung gesparte Zeit übersetzt sich direkt in Geschäftswert. Bedenken Sie, dass die manuelle Nachverfolgung eines einzelnen Leads 10 Minuten dauern könnte. Wenn Sie täglich nur fünf Leads erhalten, sind das fast vier Stunden pro Woche, die für eine Aufgabe aufgewendet werden, die Zapier sofort erledigen kann.
Über die Zeitersparnis hinaus reduziert Automatisierung Fehler. Manuelle Dateneingabe führt unweigerlich zu Fehlern, während automatisierte Workflows Informationen jedes Mal genau übertragen. Diese Zuverlässigkeit verbessert das Kundenerlebnis und reduziert den administrativen Aufwand zur Fehlerkorrektur.
Am wichtigsten ist vielleicht, dass die Automatisierung Sie befreit, sich auf Aktivitäten zu konzentrieren, die wirklich menschliches Fachwissen erfordern: Kundenbeziehungen aufbauen, Ihr Einrichtungs-Layout optimieren oder Wachstumsstrategien entwickeln.
Erste Schritte mit Kinnovis und Zapier
Die Kinnovis API-Integration mit Zapier ist als separates Paket verfügbar und bietet verschiedene Stufen, um Einrichtungen unterschiedlicher Größe und Automatisierungsbedürfnisse gerecht zu werden.
Ob Sie eine einzelne Einrichtung betreiben oder ein Portfolio verwalten, die Zapier-Integration kann Ihnen helfen, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. Der Schlüssel ist, mit klaren Zielen zu beginnen, was Sie automatisieren möchten, und darauf aufzubauen.
Bei der Selfstorage-Automatisierung geht es nicht darum, die menschliche Note in Ihrem Geschäft zu ersetzen. Es geht darum, sich wiederholende Aufgaben zu eliminieren, damit Sie mehr Energie den Aspekten des Facility Managements widmen können, die wirklich von Ihrem Fachwissen und Ihrer Aufmerksamkeit profitieren.
Ihr kostenloser Zapier Starter-KI-Prompt
Ich bin ein Selfstorage-Betreiber und benötige Hilfe, um mit Zapier zu beginnen und die besten Zaps für mein Geschäft zu identifizieren. Bitte geben Sie Empfehlungen basierend auf den Details, die ich unten angebe. Machen Sie es praktisch, umsetzbar und auf die Bedürfnisse meiner Einrichtung zugeschnitten.
- Name der Einrichtung: [Name der Einrichtung einfügen]
- Standort: [Stadt, Land]
- Anzahl der Einrichtungen: [Einzelne Einrichtung / Mehrere Einrichtungen]
- Größe der Einrichtung: [Klein (unter 100 Einheiten) / Mittel (100-300 Einheiten) / Groß (über 300 Einheiten)]
- Aktuelle Verwaltungssoftware: [z.B. Kinnovis]
- Bereits verwendete Tools: [Wählen Sie alle zutreffenden aus: HubSpot, Mailchimp, WhatsApp Business, Google Sheets, Slack, andere CRM, Buchhaltungssoftware, etc.]
- Zeitaufwendigste Aufgaben: [z.B. Lead-Nachverfolgung, Zahlungserinnerungen, Dateneingabe, Kundenkommunikation]
- Primäre Automatisierungsziele: [z.B. Lead-Antwortzeit verbessern, manuelle Dateneingabe reduzieren, Kundenkommunikation automatisieren, bessere Berichterstattung]
- Technisches Komfortniveau: [Anfänger / Fortgeschritten / Experte]
- Teamgröße: [Einzelbetreiber / Kleines Team / Größeres Team]
Gewünschte Ausgabe:
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung eines Zapier-Kontos und zur Verbindung mit meinen bestehenden Tools.
- Eine priorisierte Liste empfohlener Zaps, zugeschnitten auf meine Einrichtungsgröße und meinen aktuellen Technologie-Stack, beginnend mit schnellen Erfolgen.
- Ein Implementierungszeitplan, der zeigt, welche Automatisierungen zuerst, zweit und dritt eingerichtet werden sollen, basierend auf Auswirkungen und Komplexität.
Bereit, Ihre Einrichtungsabläufe zu automatisieren?
Wir helfen Ihnen zu verstehen, wie unsere API mit Tools verbunden werden kann, die Sie bereits verwenden.
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