Store Room: Aprendizaje mediante la práctica
Dominik Schramek
Jefe de Operaciones
Austria
Visión general de la empresa
En 2019, Store Room inauguró su primera instalación en el sur de Viena. Como empresa de autoalmacenamiento impulsada por la tecnología, pueden ofrecer a sus clientes acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana a sus unidades a través de sus propios teléfonos. En el sitio web de Store Room, también pueden realizar alquileres en línea y proporcionar a los clientes su propio acceso para gestionar cambios en pagos y facturación.
Store Room ahora opera en tres ubicaciones en Viena, con sus operaciones y atención al cliente funcionando desde una oficina central. Conversamos con Dominik, Jefe de Operaciones de Store Room, sobre su experiencia utilizando Kinnovis diariamente.
Cómo Kinnovis ha ayudado a Store Room
En primer lugar, como responsable de proporcionar actualizaciones de rendimiento al equipo y a nuestros interesados, las analíticas y los informes han sido invaluables. Poder realizar seguimiento y compartir cifras de alto nivel sobre tasas de ocupación, ingresos y facturas pendientes con unos pocos clics me ahorra horas cada semana.
Los informes no solo me ahorran tiempo, sino que también han aportado perspectivas que han conducido a cambios estratégicos dentro del negocio. Antes de tener estos datos tan fácilmente disponibles, todos los aumentos de precios de las unidades (tanto en nuestro sitio web como para nuestros clientes existentes) cambiaban a la misma tasa. Con los informes de Kinnovis, pudimos analizar qué tamaños particulares de unidades serían más sensibles a los cambios de precios y ajustar nuestras tarifas apropiadamente.
Además de los informes, poder profundizar en información detallada sobre clientes específicos también ha ayudado en cómo gestionamos las cosas en Store Room. Verificar el estado de los clientes con facturas pendientes o abiertas y revisar sus comportamientos dentro del Gestor de Kinnovis ha significado que pudimos identificar patrones entre nuestros pagadores tardíos y considerar esas tendencias en nuestras comunicaciones, control de acceso y seguimiento de pagos. La integración de Kinnovis con nuestro sistema de facturación Stripe y control de acceso también ha ayudado a automatizar muchos de estos procesos. Una de mis características favoritas es poder conceder o denegar acceso con unos pocos clics y ejercer presión sobre el cliente para que pague lo que debe.
Destacado de funcionalidad: el Mapa de Instalaciones
Estoy realmente impresionado con el mapa de instalaciones. Este plano nos permite reaccionar rápidamente a las necesidades individuales de los clientes y proporcionar soluciones de forma remota. Pudimos crear el mapa nosotros mismos y vincular cada unidad a la base de datos, por lo que todos en el equipo saben qué está sucediendo en cada una de nuestras ubicaciones. Tan pronto como mostré la función a mis colegas, la entendieron de inmediato y ahora no sé qué haríamos sin ella.
Recientemente, tuvimos una cliente que se mudó y había subestimado seriamente cuánto espacio necesitaba para sus pertenencias. Solicitó otra unidad cerca de la suya existente y pudimos asignarle inmediatamente una a solo unas puertas de distancia. Si esto hubiera sido un par de semanas antes, cuando no teníamos el mapa de instalaciones, habríamos necesitado buscar cosas en hojas de cálculo, imprimir documentos adicionales y localizar una copia de nuestro plano más reciente para resolver este simple problema de unidad adicional para ella.
También hubo un cliente que nos llamó el otro día, estaba cerca de una de nuestras instalaciones y quería alquilar una unidad, pero tenía algunas necesidades de accesibilidad adicionales debido a una condición física. Mientras estábamos al teléfono con ellos, pudimos tomar su reserva y concederles acceso tanto a la instalación como a una unidad en la planta baja (cerca de la entrada) desde nuestra sede central. Sin el mapa de instalaciones, probablemente habríamos tenido que enviar a un miembro del equipo a la instalación para ayudarles.
Aprendizaje mediante la práctica
Cuando cambiamos a este software, recibimos una excelente formación sobre las funcionalidades principales y el seguimiento del soporte hasta ahora ha sido excepcional. No obstante, personalmente prefiero el enfoque de ‘aprender haciendo’: poder encontrar lo que busco y descubrir por mí mismo los pasos necesarios para completar una acción. Lo que realmente me impresionó de Kinnovis es su facilidad de uso; la estructura y la navegación tienen un sentido lógico, y la terminología utilizada en el Gestor es la misma que yo empleo como operador de autoalmacenaje. No hay jerga tecnológica innecesaria ni procesos excesivamente complejos involucrados.
El software también ha sido de gran ayuda para formar rápidamente a los nuevos miembros del personal. En lugar de dedicar horas a los procesos y elementos teóricos del negocio, como solíamos hacer, podemos otorgarles acceso de bajo nivel a nuestra cuenta de Kinnovis desde el primer día y permitirles probar las cosas por sí mismos. Pueden ver una visión general completa de la cuenta de un cliente individual y comprender cómo operamos basándose en estas interacciones y ejemplos reales.
En las ocasiones en que yo o el equipo necesitamos algún tipo de soporte, hemos consultado la lista casi interminable de documentos de ayuda proporcionados o hemos utilizado el chat ‘justo a tiempo’ para hablar directamente con el Equipo de Kinnovis. Estamos realmente satisfechos con el soporte al cliente proporcionado.
«Estaría seguro de que cualquier nuevo miembro del equipo podría dominarlo con muy poca formación.»
Mirando hacia el futuro
A medida que Store Room continúa creciendo, también lo hacen nuestra infraestructura y necesidades como empresa, por lo que necesitábamos asegurarnos de que el software que utilizamos no solo pueda ayudarnos hoy, sino que también sea capaz de ayudarnos en el futuro. Por eso estoy realmente impresionado con la capacidad de solicitar funciones directamente desde nuestra cuenta de Kinnovis. Es poco común que una empresa de software le brinde la opción de proporcionar retroalimentación directa sobre requisitos específicos que usted tiene y luego poder ver cómo su propuesta se convierte en una característica real dentro del software. ¡Eso es realmente formidable!
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