Store Room: Learning by doing
Dominik Schramek
Head of Operations
Austria
Unternehmen im Überblick
Im Jahr 2019 eröffnete Store Room seinen ersten Standort im Süden Wiens. Als technologieorientiertes Self Storage Unternehmen können sie ihren Kunden rund um die Uhr Zugang zu ihren Einheiten über das eigene Smartphone bieten. Auf der Store Room Website können sie auch Online Vermietungen annehmen und den Kunden ein eigenes Login zur Verfügung stellen, mit dem sie Zahlungen und Rechnungsänderungen vornehmen können.
Store Room ist nun an drei Standorten in Wien vertreten, wobei der Betrieb bzw. die Kundenbetreuung von einem zentralen Büro aus erfolgt. Wir sprachen mit Dominik, Store Room’s Head of Operations, über seine Erfahrungen mit der täglichen Nutzung von Kinnovis.
Wie Kinnovis Store Room geholfen hat
Als Verantwortlicher für die Bereitstellung von Unternehmensdaten für das Team und unsere Eigentümer sind die Analysen und Berichte von unschätzbarem Wert. Die Möglichkeit, mit wenigen Klicks die wichtigsten Zahlen zu Belegungsraten, Einnahmen und offenen Rechnungen zu verfolgen und weiterzugeben, spart mir jede Woche Stunden.
Mit den Berichten spare ich nicht nur Zeit, sondern sie haben auch Erkenntnisse gebracht, die zu strategischen Veränderungen im Unternehmen geführt haben. Bevor wir diese Daten so leicht verfügbar hatten, änderten sich alle Preiserhöhungen der Abteile (sowohl auf unserer Website als auch für unsere bestehenden Kunden) im gleichen Maße. Mit den Berichten von Kinnovis konnten wir analysieren, welche Abteilgrößen am ehesten auf Preisänderungen reagieren und unsere Tarife entsprechend anpassen.
Zusätzlich zu Berichten, womit man die Möglichkiet hat detaillierte Informationen über bestimmte Kunden zu erhalten, wurde geholfen die Abläufe bei Store Room zu optimieren. Durch die Überprüfung des Status von Kunden mit ausstehenden oder offenen Rechnungen und die Überprüfung ihres Nutzerverhaltens im Kinnovis Manager konnten wir Muster erkennen, welche uns dabei helfen, überfällige Rechungen zu reduzieren und Zahlungsunfähige Kunden zu vermeiden. Die Integration von Kinnovis mit unserem Stripe Abrechnungs- und Zugangskontrollsystem hat ebenfalls dazu beigetragen, viele dieser Prozesse zu automatisieren. Eine meiner Lieblingsfunktionen ist die Möglichkeit, mit ein paar Klicks den Zugang zu gewähren oder zu verweigern!
Feature Spotlight: der Anlageplan
Ich bin wirklich beeindruckt von dem Anlageplan. Dieser interaktive Anlageplan ermöglicht es uns, schnell auf individuelle Kundenwünsche zu reagieren und Lösungen rasch anbieten zu können. Wir konnten den Anlageplan selbst erstellen und jede Einheit mit der Datenbank verknüpfen, so dass jeder im Team weiß, was an jedem unserer Standorte verfügbar, vermietet oder blockiert ist. Meine Kollegen haben die Funktionen des Anlageplans sofort verstanden, und konnten diesen direkt nutzen. Inzwischen wollen wir ohne diesem Feature nicht mehr auskommen müssen.
Kürzlich zog eine Kundin bei uns ein, die den Platzbedarf ihres Eigentums stark unterschätzt hatte. Sie hat um ein weiteres Abteil in der Nähe ihres bisherigen gebeten, und wir konnten ihr sofort eines nur ein paar Türen weiter zuweisen. Wäre das ein paar Wochen vorher gewesen, als wir noch nicht über den Lageplan verfügten, hätten wir in Tabellen nachgeschlagen, zusätzliche Dokumente ausdrucken und eine Kopie unseres letzten Stand der Verfügbarkeiten besorgen müssen, um eine passende Lösung für die Kundin finden zu können.
Wir hatten auch einen Kunden, der in der Nähe einer unserer Standorte wohnte und ein Abteil mieten wollte, aber aufgrund eines körperlichen Leidens zusätzliche Anforderungen an die Lage des Abteils im Gebäude hatte. Während des Telefongesprächs, konnten wir die Buchung entgegennehmen und sowohl Zugang zu den Räumlichkeiten als auch zu einem Abteil im Erdgeschoss (in der Nähe des Eingangs) von unserem Firmensitz aus gewähren. Ohne den Lageplan hätten wir wahrscheinlich ein Teammitglied zum Standort schicken müssen, um dem Kunden zu helfen.
Learning by doing
Als wir auf diese Software umgestiegen sind, haben wir eine Menge großartiger Schulungen zu den Kernfunktionen erhalten und der anschließende Support war bisher außergewöhnlich. Ich persönlich bevorzuge aber den „Learning by doing“ Ansatz – die ausführliche Beschreibung der Support Artikel macht es einem sehr leicht, sich selbst einfach in das Produkt einzuarbeiten bzw. selbständig zu erlernen. Was mich bei Kinnovis wirklich beeindruckt hat, ist die Benutzerfreundlichkeit, die logische Struktur und Navigation des Managers, die ich als Self Storage Betreiber verwende. Es gibt kein unnötig technisches Jargon und keine übermäßig komplexen Prozesse.
Die Software war auch eine große Hilfe bei der schnellen Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Anstatt mit Mitarbeitern stundenlang über Theoretisches des Betriebs zu sprechen, können wir nun einfach vom ersten Tag an einen Zugang zu unserem Kinnovis Account gewähren, so dass der Mitarbeiter das System selbst ausprobieren kann. Sie können sich einen vollständigen Überblick über den Account eines einzelnen Kunden verschaffen und anhand dieser realen Interaktionen und Beispiele verstehen, wie wir arbeiten.
In den Fällen, in denen ich oder das Team Unterstützung benötigen, haben wir entweder in den zur Verfügung gestellten Support-Artikeln nachgeschaut oder den „just in time“-Chat genutzt, um direkt mit dem Kinnovis-Team zu sprechen. Wir sind sehr zufrieden mit der Kundenbetreuung.
„Ich bin zuversichtlich, dass jedes neue Teammitglied mit sehr wenig Training damit zurechtkommt.“
Blick in die Zukunft
Mit dem Wachstum von Store Room wächst auch unsere Infrastruktur und unser Bedarf als Unternehmen. Wir mussten also sicherstellen, dass die Software, die wir verwenden, uns nicht nur heute, sondern auch in der Zukunft helfen kann. Deshalb bin ich wirklich beeindruckt von der Möglichkeit, Funktionen direkt über unseren Kinnovis Account anzufordern. Es ist selten, dass ein Softwareunternehmen dir die Möglichkeit gibt, direktes Feedback zu deinen spezifischen Anforderungen zu geben und dann zu sehen, wie dein Vorschlag zu einer echten Funktion in der Software wird. Das ist wirklich cool!
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